Over de afgelopen jaren zijn er veel ontwikkelingen geweest op het gebied van onderhouds- en reserveringssystemen. De komst van ‘the internet of things’ heeft er ook voor gezorgd dat data van verschillende systemen en databases gemakkelijk kan worden gelinkt. Hierdoor ontstaan inzichten die voor bedrijven van onschatbare waarden zijn. Denk aan het gebruik van vergaderruimtes, maar ook welke ruimtes bijvoorbeeld het meest gebruikt worden en om welke tijd. Een goed reserveringssysteem is in deze tijd een zeer goede aanwinst voor elke organisatie.

Voordelen van een reserveringssysteem vergaderruimte

Een van de problemen waar medewerkers in organisaties vaak tegenaan lopen is het vinden van een vrije vergaderruimte. Daarbij worden mensen soms ook uit een vergaderruimte gezet, omdat iemand anders deze al gereserveerd had. Door een centraal reserveringssysteem te implementeren, kunnen mensen altijd en overal zien wie welke ruimte gereserveerd heeft en welke ruimtes wanneer vrij zijn. Hierdoor kunnen medewerkers hun meetings gemakkelijker plannen en hierbij rekening houden met de planning van de vergaderruimtes.

Inzichten in gebruik vergaderruimtes

Voor een organisatie geeft een reserveringssysteem ook inzichten in het gebruik van de ruimtes. Zo kunnen zij zien welke ruimtes het meeste gebruikt worden en welke ruimtes wellicht niet gebruikt worden. Dit kan betekenen dat er iets aan de niet-populaire ruimte moet gebeuren. Is er bijvoorbeeld te weinig licht, staat de airco altijd de koud, of zijn er andere problemen?

Reserveringssysteem vergaderruimte koppelen aan andere systemen

Vaak kunnen reserveringssystemen voor vergaderruimtes ook gekoppeld worden aan andere systemen. Denk aan een tablet in de vergaderruimte die de gebruiker vraagt hoe hij of zij zich voelt in de ruimte. De feedback van deze gebruikers kan met behulp van BI zorgen voor inzichten als: rond twaalf uur worden mensen altijd een beetje slaperig in de ruimte. De koppeling met de airco laat dan plots zien dat die rond die tijd altijd uit gaat. Dat is je antwoord. Zo kunnen organisaties zeer waardevolle informatie mijnen uit deze systemen en de werkplek zo ook aantrekkelijker maken.